Achtergrond
Vier gemeenten, samengevoegd tot één nieuwe gemeente, kozen bij effectuering van de herindeling voor een nieuwe besturingsfilosofie. Gekozen werd voor Integraal Management (IM). Tevens werd besloten tot het inrichten van een Centrale Financiële Administratie waarbij tegelijkertijd een nieuwe versie van het ERP-systeem is overgegaan.
Doelstelling
De doelstelling van deze opdracht luidde als volgt: analyse van de afdeling administratie voor de totstandkoming van de jaarrekening waarin de volgende onderdelen werden genoemd: problemen en werkwijzen binnen de afdeling en motivatie van de medewerkers. Daarnaast advies geven over de organisatievorm en de span of control binnen de afdeling.
Aanpak
In haar rol als projectleider koos Virada voor een gefaseerde aanpak. Als eerste vond de probleeminventarisatie plaats door middel van interviews met de medewerkers en het deelnemen aan de werkprocessen op de afdeling. Vervolgens is een algeheel verbetertraject opgezet voor de afdeling administratie.
Resultaat
In samenwerking met het hoofd van de afdeling administratie en de controller van de gemeente is een succesvolle start gemaakt met het verbetertraject. De achterstanden binnen de afdeling administratie zijn ingehaald, de structuur van de afdeling is gewijzigd naar zelfsturende teams en de communicatielijnen met de financiële tak binnen de gemeente zijn opgezet. Hierdoor heeft de gemeente voldoende basis om het ingezette traject zelf voort te zetten.
